Killoille & kerhoille

TTYY:n alaisuudessa toimii kymmeniä erilaisia alayhdistyksiä: kiltoja, ammattiainekerhoja, kv-kerhoja sekä harrastekerhoja. Lisäksi TUrVoKe ry:n piirissä toimii lukuisia urheilukerhoja.

Ylioppilaskunta tukee alaistensa kerhojen toimintaa erilaisin avustuksin, järjestää kerhoille kerhohuoneet ja muut toiminnan työkalut ja neuvoo erilaisissa ongelmatilanteissa, esimerkiksi sääntöuudistusten ja vakuutuskysymysten kanssa. Kattavan alayhdistysoppaan, vinkkejä alayhdistyksen perustamisesta, sääntöjen muuttamisesta ja Temppu-malliohjesäännön löydät näiltä sivuilta.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mikä tekee yhdistyksestä alayhdistyksen?

Yhdistyksestä tulee ylioppilaskunnan alayhdistys sen jälkeen, kun edustajisto on kokouksessaan hyväksynyt sen säännöt ja myöntänyt yhdistykselle alayhdistysstatuksen kaikkine oikeuksineen ja velvollisuuksineen. Edustajiston linjauksen mukaan vain Temppu-mallisääntöjen mukaiset säännöt voidaan hyväksyä alayhdistyksen säännöiksi.

Ovatko TUrVoKe ry:n lajijaostot alayhdistyksiä?

TTY:n urheilutoiminnan järjestäminen on jo vuosia ollut TUrVoKe ry:n vastuulla, minkä vuoksi eri urheilukerhotkin ovat joko siirtyneet tai alun perin perustettu TUrVoKe ry:n alle. TUrVoKe ry:n lajijaostot eivät siis ole TTYY:n alayhdistyksiä, vaan ne toimivat TUrVoKe ry:n alaisuudessa.

Koska urheilukerhot eivät ole TTYY:n alayhdistyksiä, niitä eivät myöskään koske näillä sivuilla luetellut ohjeet. Tietoa urheilukerhoihin liittyvistä järjestelyistä saa TUrVoKe ry:n hallitukselta.

Mitä pitää tehdä, jos alayhdistys haluaa muuttaa sääntöjään?

Sääntömuutosta tai uusia sääntöjä luotaessa toimitaan seuraavan ohjeistuksen mukaisesti:

1. Muuttakaa tarvittavat sääntökohdat Temppu-mallisääntöä hyödyntäen
2. Tuokaa muutosehdotus ylioppilaskuntaan ay-sektorille tarkistettavaksi (tehdyt muutokset pitää olla helposti havaittavissa). Helpoiten se tapahtuu lähettämällä sääntömuutokset sähköpostilla osoitteeseen jarjestot(a)ttyy.fi.
3. Ay-sektori tarkistaa säännöt
4. Tehkää tarvittavat korjaukset sääntöihin
5. Lähettäkää muutosehdotus uudelleen ay-sektorin tarkistettavaksi
6. Kun ay-sektori on tyytyväinen sääntöihin, ay-sektori toimittaa ne Hallintovaliokunnan tarkistettavaksi (erityisesti, jos säännöissä erikoisia tai poikkeavia kohtia)
7. Tehkää mahdolliset korjaukset sääntöihin Hallintovaliokunnan kommenttien jälkeen
8. Hyväksykää sääntömuutos hallituksen kokouksessa esitettäväksi yleiskokoukselle
7. Hyväksykää nykyisten sääntöjenne mukaisesti sääntömuutos yleiskokouksissanne
8. Tuokaa sääntömuutos Paulan tiskille (puhtaaksi kirjoitettu versio; versio, josta ilmenee tehdyt muutokset; yleiskokouksien, joissa säännöt on hyväksytty, pöytäkirjat) sekä lähettäkää hyväksytyt säännöt ay-sektorille jarjestot(a)ttyy.fi.
9. AY-sektori välittää säännöt Hallintovaliokunnalle, joka esittää niitä edustajistolle hyväksyttäväksi
10. Edustajisto hyväksyy sääntömuutoksenne!

Mikäli alayhdistystä ollaan vasta perustamassa, sama prosessi pätee muilta osin, mutta sääntöjä ei tarvitse hyväksyä kahteen kertaan vaan perustamiskokous riittää. Katso Alayhdistyksen perustaminen.

Sääntöuudistukseen on hyvä varata runsaasti aikaa. Useimpien kerhojen säännöissä määrätään, että sääntömuutos pitää hyväksyä kahdessa peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään kaksi viikkoa. Kokousten koollekutsumisajat (yleensä viisi arkipäivää) ja edustajiston harvan kokoontumistiheyden huomioon ottaen sääntömuutokseen menee siis nopeimmillaankin ainakin kuukausi. Lisäksi ylioppilaskunnan alayhdistyssektorin kiireisyydestä riippuen sääntöjen tarkastamiseenkin saattaa kulua useampi viikko, riippuen tietysti tarvittavien korjausten ja korjauskierrosten määrästä.

Miten perustetaan uusi alayhdistys?

Hyvissä ajoin ennen kerhon perustamista kannattaa ottaa yhteyttä ylioppilaskunnan järjestösihteeriin ja keskustella hänen kanssaan aikeistaan. Järjestösihteerin kanssa yhteistyössä kootaan jo ennen perustamiskokousta kerholle Temppu-mallisäännön (mallisääntö parasta aikaa päivityksessä) mukaiset säännöt.

Tuleva alayhdistys perustetaan kuten mikä tahansa muu rekisteröimätön yhdistys. Mahdollisimman suuri joukko tulevan yhdistyksen toiminnasta kiinnostuneita kootaan perustamiskokoukseen, jossa päätetään perustaa yhdistys, hyväksytään sille säännöt ja päätetään muista kerhon toiminnalle olennaisista asioista.

Perustamiskokouksen pöytäkirja ja siinä hyväksytyt säännöt toimitetaan ylioppilaskuntaan hallituksen käsiteltäväksi. Edustajiston hyväksyttyä säännöt saa yhdistys alayhdistysstatuksen. HUOM! Mikäli säännöt ovat vielä perustamisvaiheessa kesken, eli ne eivät täytä edustajiston vaatimuksia, alayhdistysstatuksen saaminen kestää huomattavasti kauemmin. Ennen ensimmäistä edustajiston hyväksyntää yhdistys ei ole saavuttanut alayhdistysasemaa.

Pöytäkirjan ja sääntöjen lisäksi ylioppilaskunnan alayhdistysvastaavalle tai järjestösihteerille pitäisi toimittaa uuden kerhon ja sen hallituksen yhteystiedot (vähintään sähköpostiosoitteet, ainakin pj:lle myös puhelinnumero) sekä kerhon tilinumero(!).

Miten perustamiskokous pidetään ja mitä siellä pitää päättää?

Perustamiskokous kutsutaan koolle mielellään hyvissä ajoin ja kaikkia suurimpia tiedotuskanavia kuten POPia, WerkkoAnturia ja tiedotuslistaa käyttäen. Näin saadaan kerholle heti alussa mahdollisimman laaja jäsenpohja, joka tarvitaan pysyvän toiminnan aikaansaamiseksi. Kutsussa kannattaa kertoa kyseessä olevan perustamiskokous ja hieman kertoa, millainen kerho on tarkoitus perustaa. Koollekutsujana voi toimia kuka hyvänsä.

Itse kokouksessa asialistalla on seuraavanlaisia asioita:

    • Kokouksen avaus
      • Koollekutsuja avaa
    • Kokouksen järjestäytyminen
      • Valitaan pj, sihteeri, 2 pöytäkirjantarkastajaa
    • Esityslistan hyväksyminen
    • Yhdistyksen perustaminen
      • Pöytäkirjaan kirjataan esim. ”Päätettiin perustaa Tempauskerho Temppu ja hyväksyttiin kerholle oheiset säännöt. Todettiin perustamiskokouksessa läsnäolijoiden liittyvän kerhon jäseniksi.”
    • Hallituksen valitseminen
      • Sääntöjen mukainen määrä sääntöjen määräämällä tavalla
    • Toiminnantarkastajien valitseminen
    • Jäsenmaksun ja kannatusjäsenmaksun suuruudet
    • Toimintasuunnitelma ja talousarvio ensimmäiselle toimintakaudelle
  • Muita mahdollisia kerhon toiminnan aloittamiseen liittyviä käytännön asioita
    • Kerhon tunnukset: merkit, liput, viirit, nauhat, haalarit jne.
    • Pankkitilin avaaminen
    • Meilitunnuksen hankkiminen
    • Yms.
  • Kokouksen päättäminen

Kokouksen pöytäkirjan allekirjoittavat vähintään puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat. Pöytäkirjan liitteenä pitää olla säännöt ja lista kokoukseen osallistuneista.

Mikä on alayhdistysavustus ja miten sitä haetaan?

TTYY:n hallitus myöntää vuosittain alayhdistyksilleen yleisavustuksia, joiden suuruus on tarveharkintainen, eli perustuu alayhdistysten taloudelliseen tilaan sekä toiminnan määrään, laatuun ja avoimuuteen muillekin kuin jäsenille. Avustuksia on myönnetty erityissyistä myös joillekin ei-alayhdistyksille, joiden toimintaa on pidetty riittävän arvokkaana teekkariyhteisölle.

Alayhdistysavustusta haetaan AY-Kilkkeen avulla, jolla kerätään samalla kerhojen yhteystietoja. Hakemuksen liitteenä pitää toimittaa AY-Kilkkeen myötä yhdistyksen säännöt, hallituksen yhteystiedot, edellisen kauden tilinpäätös ja toimintakertomus, sekä kuluvan kauden talousarvio ja toimintasuunnitelma. Jotta avustusta voitaisiin myöntää, yhdistyksen rahastonhoitajalta vaaditaan ylioppilaskunnan järjestämän kirjanpitokurssin ja Yhdistyksen taloushallinto -kurssin suoritukset, joten hakemukseen pitää liittää myös todistukset näistä kursseista.

Kevään alayhdistyskahveilla tiedotetaan hakuprosessin päivämääristä.Hakemusten deadline on yleensä ollut hieman wapun jälkeen. Tähän mennessä kerhojen kevätkokoukset on yleensä saatu pidettyä. Päätökset tehdään hallituksen kesäkokouksessa heinäkuussa, ja avustukset saadaan niin ollen maksuun syksyn alussa.

Avustuksia ei makseta ennen kuin kaikki liitteet on palautettu. Mikäli liitteiden toimittaminen tai muiden avustuksen ehtojen täyttyminen, esim. alayhdistysstatuksen saaminen, pitkittyy yli vuodenvaihteen, avustuksia ei enää makseta.

Mikä on projektiavustus ja miten sitä haetaan?

TTYY:n hallitus voi myöntää kerhojen projektiluontoisiin ponnisteluihin rahallista tukea. Projekti voi olla vaikkapa suuren tapahtuman järjestäminen, kerhon toiminnalle olennaisen kaluston hankkiminen/uusiminen/korjaaminen tai edustusmatka esim. ammattialan messuille tai toiselle paikkakunnalle esiintymään. Kerhojen yleisluontoiseen tai voittoa tuottavaan toimintaan ei projektiavustusta voida myöntää.

Projektiavustusanomuslomakkeita saa ylioppilaskunnan toimistosta tai voit tulostaa sen suoraan täältä (pdf). Lomakkeen liitteeksi tulee liittää vapaamuotoinen selvitys projektin yksityiskohdista. Hakemuksesta tulee ilmetä vähintään seuraavat asiat, jotka ovat myös tarveharkinnan perusteita:

  • projektisuunnitelma ja talousarvio
  • projektin kohderyhmä, sen suuruus ja teekkareiden osuus
  • tapahtuman toistuvuus ja säännöllisyys
  • tapahtuman kansainvälisyys
  • avustuksen hakijan taloudellinen tilanne
  • muilta mahdollisilta tukijoilta saadut tai haetut avustukset
  • hakijan aiemmin saamat avustukset
  • hakijan muu toiminta.

Ylioppilaskunta voi lähtökohtaisesti tukea projekteja vain puolella niiden rahoituksesta, joten on tärkeää sisällyttää hakemukseen talousarvio ja tieto muista mahdollisista tukijoista.

Projektin jälkeen kerho toimittaa projektista ja sen taloudesta selvityksen ylioppilaskuntaan. Loppuraporttiin pitää sisällyttää ainakin seuraavat asiat:

  • projektin tilinpäätös budjettivertailuineen
  • ylijäänyt vaihto- ja käyttöomaisuus
  • kertomus projektista
  • mahdollisuuksien mukaan osallistujat
  • mahdollisen ylijäämän käyttötarkoitus.

Mikäli ilmenee, että haettu summa ei ole ollut kokonaan tarpeen tai sen osuus on ylittänyt puolet rahoituksesta, voidaan projektiavustusta takaisinperiä kerholta. Takaisinperinnän syynä voi olla myös projektiselvityksen puuttuminen.

Mitä tapahtuu alayhdistyskahveilla?

Alayhdistyskahveja järjestetään kaksi kertaa vuodessa, yleensä tammi-helmikuun vaihteessa ja syyskuun alkupuolella. Alkuvuoden kahvien aiheena ovat alayhdistysavustukset ja niiden hakeminen, syyskuussa keskustellaan eniten harraste- ja ammattiainekerhoja koskettavista messuista. Muita aiheita ovat yleensä hallituksen ja uusien sihteeristön jäsenien esittäytymiset, tiedotusasiat, ajankohtaiset kysymykset liittyen esim. tilaratkaisuihin, kerhojen sähköpostitunnuksiin, saunan käyttöön jne.

Alayhdistyskahveille kutsutaan yksi edustaja jokaisesta alayhdistyksestä. Alayhdistyskahvit ovat tärkeä tiedotus- ja keskustelukanava, joten toivomme aktiivista osallistumista joka kerhosta ja killasta.

Aikaa kahveilla kuluu asioiden ja keskustelun määrästä riippuen tunnista kahteen. Jotain pientä syötävää kuten munkkia on yleensä ollut tarjolla.

Miten alayhdistykselle saa…

…kerhotilan?
Kaikki kerhotilat myöntää ylioppilaskunta. Vielä tilaa vailla olevan kerhon pitää ottaa yhteyttä järjestösihteeriin ja esittää toiveensa, mitä paremmin perusteltuna, sen korkeammalle jonoon kerho pääsee.

Tilojen saaminen on yliopiston tilapalvelun käsissä ja etusijalla vapautuvien tilojen saajiksi ovat luonnollisestikin koulun laitokset. Jono kerhotiloiksi vapautuviin huoneisiin on pitkä, joten ilman todellista tarvetta ei kerhotilaa saa. Kokoontua voi iltaisin auloissa ja kahviloissakin, ja myös ylioppilaskunnan neuvotteluhuonetta tai kahvihuonetta voi pyytää käyttöön.

…sähköpostitunnuksen?
Kerhotunnuksen hakemiseen ohjeet POPissa: Opiskelu -> IT-palvelut ->Tunnukset ja salasana -> Kerhotunnukset. POP:sta löytyy aina viimeisin versio, joten tarkistakaa ohje sieltä.

…postilaatikon?
Kirjepostia saavat kerhot voivat ilmoittaa postilaatikon tarpeestaan järjestösihteerille. Vapaita postilaatikkoja pyritään jakamaan tarpeen mukaan.