Killoille & kerhoille

TTYY:n piirissä toimii kymmeniä erilaisia järjestöjä: kiltoja, ammattiainekerhoja, kv-kerhoja sekä harrastekerhoja. Lisäksi TUrVoKe ry:n piirissä toimii lukuisia urheilukerhoja.

Ylioppilaskunta tukee piirissä toimivien kerhojen toimintaa erilaisin avustuksin, järjestää kerhoille kerhohuoneet ja muut toiminnan työkalut ja neuvoo erilaisissa ongelmatilanteissa, esimerkiksi sääntöuudistusten ja vakuutuskysymysten kanssa. Kattavan yhdistysoppaan, vinkkejä yhdistyksen perustamisesta ja sääntöjen muuttamisesta löydät näiltä sivuilta.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mikä tekee yhdistyksestä piirissä toimivan yhdistyksen?

Yhdistyksestä tulee ylioppilaskunnan piirissä toimiva yhdistys, kun TTYY:n hallitus hyväksyy yhdistyksen piirissä toimivaksi yhdistykseksi ja yhdistyksen kanssa allekirjoitetaan piirissä toimivan killan tai yhdistyksen sopimus. Yhdistyksen tulee noudattaa ylioppilaskunnan Yhdistysohjesääntöä.
Piirissä toimivaksi yhdistykseksi pääsee noudattamalla seuraavia askelia:
  1. Laittakaa viestiä jarjestot(at)ttyy.fi ja ilmoittakaa halukuudestanne tulla piirissä toimivaksi yhdistykseksi. Liittäkää hakemukseen yhdistyksen säännöt, hallituksen yhteystiedot, edellisen vuoden toimintakertomus ja kuluvan vuoden toimintasuunnitelma. Mikäli näistä löytyy ajankohtaiset versiot AyKilKe-tietokannasta, ilmoittakaa tästä niin otamme dokumentit sieltä.
  1. TTYY:n hallitus tutustuu dokumentteihin ja varmistaa, että yhdistysohjesäännön ja sopimuksen ehdot täyttyvät.
  1. Hallitus hyväksyy järjestön piirissä toimivaksi yhdistykseksi ja ilmoittaa tästä yhdistykselle.
  1. Yhdistyksen nimenkirjoittajat ja ylioppilaskunnan edustajat allekirjoittavat yhteistyösopimuksen.

Ovatko TUrVoKe ry:n lajijaostot piirissä toimivia yhdistyksiä?

TTY:n urheilutoiminnan järjestäminen on jo vuosia ollut TUrVoKe ry:n vastuulla, minkä vuoksi eri urheilukerhotkin ovat joko siirtyneet tai alun perin perustettu TUrVoKe ry:n alle. TUrVoKe ry:n lajijaostot eivät siis ole TTYY:n piirissä toimivia yhdistyksiä, vaan ne toimivat TUrVoKe ry:n alaisuudessa.

Koska urheilukerhot eivät ole TTYY:n piirissä toimivia yhdistyksiä, niitä eivät myöskään koske näillä sivuilla luetellut ohjeet. Tietoa urheilukerhoihin liittyvistä järjestelyistä saa TUrVoKe ry:n hallitukselta.

Mitä pitää tehdä, jos piirissä toimiva yhdistys haluaa muuttaa sääntöjään?

Sääntömuutosta tai uusia sääntöjä luotaessa suositellaan toimimaan seuraavan ohjeistuksen mukaisesti:

1. Muuttakaa halutut sääntökohdat.
2. Tuokaa muutosehdotus ylioppilaskuntaan järjestösektorille tarkistettavaksi (tehdyt muutokset mielellään helposti havaittavissa). Helpoiten se tapahtuu lähettämällä sääntömuutokset sähköpostilla osoitteeseen jarjestot(at)ttyy.fi.
3. Järjestösektori tarkistaa säännöt ja varmistaa, että säännöt ovat Yhdistysohjesäännön mukaiset.
4. Tehkää tarvittavat korjaukset sääntöihin.
5. Lähettäkää muutosehdotus uudelleen järjestösektorin tarkistettavaksi. Tämä helpottaa kaikkien työtä, sillä järjestösektorin tarkistamat säännöt saavat todennäköisemmin Patentti- ja Rekisterihallituksen (PRH) hyväksynnän.
6. Hyväksykää sääntömuutos hallituksen kokouksessa esitettäväksi yleiskokoukselle
7. Hyväksykää nykyisten sääntöjenne mukaisesti sääntömuutos yleiskokouksissanne. Todennäköisesti tämä vaatii kaksi yleiskokousta.
8. Lähettäkää säännöt PRH:n tarkistettavaksi.
9. PRH hyväksyy sääntömuutoksenneja uudet säännöt tuĺevat voimaan.
10. Lähettäkää hyväksytyt säännöt vielä tiedoksi ylioppilaskunnalle osoitteeseen jarjestot(at)ttyy.fi

Mikäli yhdistystä ollaan vasta perustamassa, sama prosessi pätee muilta osin, mutta sääntöjä ei tarvitse hyväksyä kahteen kertaan vaan perustamiskokous riittää. Katso yhdistyksen perustaminen.

Sääntöuudistukseen on hyvä varata runsaasti aikaa. Useimpien kerhojen säännöissä määrätään, että sääntömuutos pitää hyväksyä kahdessa peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään kaksi viikkoa. Kokousten koollekutsumisajat (yleensä viisi arkipäivää) huomioon ottaen sääntömuutokseen menee siis nopeimmillaankin kuukausi. Lisäksi ylioppilaskunnan järjestösektorin kiireisyydestä riippuen sääntöjen tarkastamiseenkin saattaa kulua useampi viikko, riippuen tietysti tarvittavien korjausten ja korjauskierrosten määrästä.

Miten perustetaan uusi yhdistys?

Hyvissä ajoin ennen kerhon perustamista kannattaa ottaa yhteyttä ylioppilaskunnan järjestösektoriin ja keskustella heidän kanssa aikeistaan. Järjestösektroin kanssa yhteistyössä kootaan jo ennen perustamiskokousta yhdistykselle sääntöpohja, jonka avulla yhdistyksen on helppo luoda itselleen omat säännöt.

Tuleva yhdistys perustetaan kuten mikä tahansa rekisteröity yhdistys. Mahdollisimman suuri joukko tulevan yhdistyksen toiminnasta kiinnostuneita kootaan perustamiskokoukseen, jossa päätetään perustaa yhdistys, hyväksytään sille säännöt ja päätetään muista kerhon toiminnalle olennaisista asioista.

Helpoin tapa ilmoittamiselle on PRH:n sähköinen lomake, johon vaaditaan perustettavan yhdistyksen säännöt, perustajajäsenien sähköiset allekirjoitukset verkkopankkitunnuksilla sekä perustamisilmoituksen palvelumaksu. Lisätietoa löytyy parhaiten PRH:n verkkosivuilta.

Miten perustamiskokous pidetään ja mitä siellä pitää päättää?

Perustamiskokous kutsutaan koolle mielellään hyvissä ajoin ja kaikkia suurimpia tiedotuskanavia kuten POPia ja tiedotuslistaa käyttäen. Näin saadaan yhdistykselle heti alussa mahdollisimman laaja jäsenpohja, joka tarvitaan pysyvän toiminnan aikaansaamiseksi. Kutsussa kannattaa kertoa kyseessä olevan perustamiskokous ja hieman kertoa, millainen yhdistys on tarkoitus perustaa. Koollekutsujana voi toimia kuka hyvänsä.

Itse kokouksessa asialistalla on seuraavanlaisia asioita:

    • Kokouksen avaus
      • Koollekutsuja avaa
    • Kokouksen järjestäytyminen
      • Valitaan pj, sihteeri, 2 pöytäkirjantarkastajaa
    • Esityslistan hyväksyminen
    • Yhdistyksen perustaminen
      • Pöytäkirjaan kirjataan esim. ”Päätettiin perustaa Tempauskerho Temppu ja hyväksyttiin kerholle oheiset säännöt. Todettiin perustamiskokouksessa läsnäolijoiden liittyvän kerhon jäseniksi.”
    • Hallituksen valitseminen
      • Sääntöjen mukainen määrä sääntöjen määräämällä tavalla
    • Toiminnantarkastajien valitseminen
    • Jäsenmaksun ja kannatusjäsenmaksun suuruudet
    • Toimintasuunnitelma ja talousarvio ensimmäiselle toimintakaudelle
  • Muita mahdollisia kerhon toiminnan aloittamiseen liittyviä käytännön asioita
    • Kerhon tunnukset: merkit, liput, viirit, nauhat, haalarit jne.
    • Pankkitilin avaaminen
    • Meilitunnuksen hankkiminen
    • Yms.
  • Kokouksen päättäminen

Kokouksen pöytäkirjan allekirjoittavat vähintään puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat. Pöytäkirjan liitteenä pitää olla säännöt ja lista kokoukseen osallistuneista.

Mikä on järjestöavustus ja miten sitä haetaan?

TTYY:n hallitus myöntää vuosittain piirissään toimiville yhdistyksille yleisavustuksia, joiden suuruus on tarveharkintainen, eli perustuu yhdistysten taloudelliseen tilaan sekä toiminnan määrään, laatuun ja avoimuuteen muillekin kuin jäsenille.

Järjestöavustusta haetaan AyKilKe-tietokannan avulla, jolla kerätään samalla kerhojen yhteystietoja. Hakemuksen liitteenä pitää toimittaa yhdistyksen säännöt, hallituksen yhteystiedot, edellisen kauden tilinpäätös ja toimintakertomus, sekä kuluvan kauden talousarvio ja toimintasuunnitelma. Jotta avustusta voitaisiin myöntää, yhdistyksen rahastonhoitajalta vaaditaan ylioppilaskunnan järjestämän kirjanpitokurssin ja Yhdistyksen hallinto ja talous -kurssin suoritukset, joten hakemukseen pitää liittää myös todistukset näistä kursseista.

Kevään järjestökahveilla tiedotetaan hakuprosessin päivämääristä. Hakemusten deadline on yleensä ollut hieman wapun jälkeen. Tähän mennessä kerhojen kevätkokoukset on yleensä saatu pidettyä. Päätökset tehdään hallituksen kesäkokouksessa heinäkuussa, ja avustukset saadaan niin ollen maksuun syksyn alussa.

Avustuksia ei makseta ennen kuin kaikki liitteet on palautettu. Mikäli liitteiden toimittaminen tai muiden avustuksen ehtojen täyttyminen, esim. piirissä toimivan yhdistyksen statuksen saaminen, pitkittyy yli vuodenvaihteen, avustuksia ei enää makseta.

Mikä on projektiavustus ja miten sitä haetaan?

TTYY:n hallitus voi myöntää järjestöjen projektiluontoisiin ponnisteluihin rahallista tukea. Projekti voi olla vaikkapa suuren tapahtuman järjestäminen, toiminnalle olennaisen kaluston hankkiminen/uusiminen/korjaaminen tai edustusmatka esim. ammattialan messuille tai toiselle paikkakunnalle esiintymään. Kerhojen yleisluontoiseen tai voittoa tuottavaan toimintaan ei projektiavustusta voida myöntää.

Projektiavustusanomuslomakkeita saa ylioppilaskunnan toimistosta tai voit tulostaa sen suoraan täältä (rtf). Lomakkeen liitteeksi tulee liittää vapaamuotoinen selvitys projektin yksityiskohdista. Hakemuksesta tulee ilmetä vähintään seuraavat asiat, jotka ovat myös tarveharkinnan perusteita:

  • projektisuunnitelma ja talousarvio
  • projektin kohderyhmä, sen suuruus ja teekkareiden osuus
  • tapahtuman toistuvuus ja säännöllisyys
  • tapahtuman kansainvälisyys
  • avustuksen hakijan taloudellinen tilanne
  • muilta mahdollisilta tukijoilta saadut tai haetut avustukset
  • hakijan aiemmin saamat avustukset
  • hakijan muu toiminta.

Ylioppilaskunta voi lähtökohtaisesti tukea projekteja vain puolella niiden rahoituksesta, joten on tärkeää sisällyttää hakemukseen talousarvio ja tieto muista mahdollisista tukijoista.

Projektin jälkeen kerho toimittaa projektista ja sen taloudesta selvityksen ylioppilaskuntaan. Loppuraporttiin pitää sisällyttää ainakin seuraavat asiat:

  • projektin tilinpäätös budjettivertailuineen
  • ylijäänyt vaihto- ja käyttöomaisuus
  • kertomus projektista
  • mahdollisuuksien mukaan osallistujat
  • mahdollisen ylijäämän käyttötarkoitus.

Mikäli ilmenee, että haettu summa ei ole ollut kokonaan tarpeen tai sen osuus on ylittänyt puolet rahoituksesta, voidaan projektiavustusta takaisinperiä kerholta. Takaisinperinnän syynä voi olla myös projektiselvityksen puuttuminen.

Mitä tapahtuu järjestökahveilla?

Järjestökahveja järjestetään kaksi kertaa vuodessa, yleensä tammi-helmikuun vaihteessa ja syyskuun alkupuolella. Alkuvuoden kahvien aiheena ovat järjestöavustukset ja niiden hakeminen, syyskuussa keskustellaan eniten harraste- ja ammattiainekerhoja koskettavista messuista. Muita aiheita ovat yleensä hallituksen ja uusien sihteeristön jäsenien esittäytymiset, tiedotusasiat, ajankohtaiset kysymykset liittyen esim. tilaratkaisuihin, kerhojen sähköpostitunnuksiin, saunan käyttöön jne.

Järjestökahveille kutsutaan yksi edustaja jokaisesta piirissä toimivasta yhdistyksestä. Järjestökahvit ovat tärkeä tiedotus- ja keskustelukanava, joten toivomme aktiivista osallistumista joka kerhosta ja killasta.

Aikaa kahveilla kuluu asioiden ja keskustelun määrästä riippuen tunnista kahteen. Jotain pientä syötävää kuten munkkia on yleensä ollut tarjolla.

Miten piirissä toimivalle yhdistykselle saa…

…kerhotilan?
Kaikki kerhotilat myöntää ylioppilaskunta. Vielä tilaa vailla olevan kerhon pitää ottaa yhteyttä  ylioppilaskunnan järjestösektoriin ja esittää toiveensa, mitä paremmin perusteltuna, sen korkeammalle jonoon kerho pääsee.

Tilojen saaminen on yliopiston tilapalvelun käsissä ja etusijalla vapautuvien tilojen saajiksi ovat luonnollisestikin koulun laitokset. Jono kerhotiloiksi vapautuviin huoneisiin on pitkä, joten ilman todellista tarvetta ei kerhotilaa saa. Kokoontua voi iltaisin auloissa ja kahviloissakin, ja myös ylioppilaskunnan neuvotteluhuonetta tai kahvihuonetta voi pyytää käyttöön.

…sähköpostitunnuksen?
Kerhotunnuksen hakemiseen ohjeet POPissa: Opiskelu -> IT-palvelut ->Tunnukset ja salasana -> Kerhotunnukset. POP:sta löytyy aina viimeisin versio, joten tarkistakaa ohje sieltä.

…postilaatikon?
Kirjepostia saavat kerhot voivat ilmoittaa postilaatikon tarpeestaan järjestösihteerille. Vapaita postilaatikkoja pyritään jakamaan tarpeen mukaan.

…ilmoitustaulun?

Uusia ilmoitustauluja voi vapautua, mikäli muut järjestöt eivät niitä enää tarvitse. Ilmoitustaulua voi pyytää ylioppilaskunnan järjestösektorilta.